Les yeux brillants, la personne se dirige vers moi, et, pleine d’espoir, s’apprête à poser la question qui lui brûle les lèvres. Je l’observe, lance les paris en mon for intérieur. Les mots trébuchent, puis jaillissent.

“Vous faites la formation à Excel ?”

Pari perdu, on va rester sur les classiques aujourd’hui. Je hoche la tête en signe d’approbation. Au beau milieu de sa question, j’ai cru entendre le la majuscule inconscient, ce “LA formation” qui signifie que mon interlocuteur mise son avenir là-dessus. Sait-il seulement dans quel guêpier d’illusions perdues il s’apprête à se fourrer ?

Loin de se limiter à une anecdote romancée, cette situation fait partie du quotidien de maints médiateurs numériques et illustre une des demandes récurrentes du public. J’ai beau jeu de dire qu’il faudrait en finir avec les prescriptions de formations à la bureautique, impossible de faire l’impasse sur ces requêtes spontanées. C’est à croire que, dans ce métier, le sujet colle à la peau sitôt que l’on cherche à s’en détourner, tel le sparadrap du capitaine Haddock. Qu’en faire ? 

Aujourd’hui, je vous propose de creuser la question et d’aborder la formation à Excel du point de vue d’un médiateur. Ce sera l’occasion de clarifier quelques points concernant la montée en compétences numériques des individus et la meilleure manière dont chacun peut s’y prendre.

Comment se former à Excel ?

Passons outre les multiples raisons qui pourraient justifier l’intérêt d'entreprendre une telle formation en bureautique ; le pourquoi m’importe peu ici. Le comment m’attire davantage, afin que cet article soit utile aussi bien pour d’éventuels candidats que pour les professionnels qui accompagnent ces derniers.

Schématisons brièvement.

J’identifie trois approches envisageables pour se former à Excel : suivre un parcours de formation dans un organisme ou une structure, miser sur l’autoformation à l’aide de tutoriels divers et variés ou faire appel à un médiateur numérique. Chacune de ces trois options a ses avantages et ses inconvénients, que je vais aborder plus loin.

Néanmoins, avant de traiter de ces possibilités, je souhaite signaler à toute personne désireuse de se lancer dans l’apprentissage de ce logiciel certaines limitations à prendre en considération.

Difficultés récurrentes lors d’une formation à Excel

Excel est un logiciel dont la logique interne est simple, mais que ses multiples fonctionnalités rendent complexe pour une majorité de personnes – y compris des individus relativement à l’aise avec l’informatique. Il vaut mieux le savoir avant de commencer une formation.

À force d’animer des ateliers sur la bureautique, j’ai noté trois freins principaux à la maîtrise d’Excel de la part du public : la logique des cellules, la logique mathématique et le manque de pratique. Si ces trois obstacles parviennent à être surmontés, je suis convaincu que n’importe qui est en mesure de monter en compétences numériques.

Qu’en est-il dans le détail ?

La logique des cellules Excel

La première des choses à comprendre (et à faire comprendre), concernant Excel, c’est que ce ne sont pas les données qui comptent, mais les coordonnées des cellules où sont inscrites lesdites données. Ceci est source de confusion pour beaucoup de débutants — pour qui il vaut d’ailleurs mieux parler de « cases ».

D’où vient un tel écueil ? D’après mes observations de terrain, il s’agit d’une problématique de représentation spatiale (à une coordonnée correspond un point, comme pour le GPS), voire d’une problématique d’abstraction.

Or, on l’oublie souvent, mais la pensée abstraite n’a rien d’une évidence, et constitue un obstacle de taille pour des apprenants qui n’en sont pas familiers. Fort heureusement, je tiens à le dire, cela s’acquiert à force d'entraînement – quitte ce qu’il y ait des incompréhensions en cours de route.

La logique mathématique

Excel est un logiciel dédié au traitement et à la gestion des données, ce qui signifie qu’il faut connaître au préalable un certain nombre de notions mathématiques. Or, selon les parcours d’apprentissage et le niveau d’éducation de chacun, celles-ci peuvent faire défaut. Rien de grave en soi, néanmoins force est de constater que les choses se compliquent vite dès que l’on sort des quatre opérations de base (addition, soustraction, multiplication et division) – opérations qui, par ailleurs, ne sont elles-mêmes pas toujours maîtrisées.

Pour avoir eu plusieurs fois ce cas de figure, je peux confirmer qu’un individu en difficulté avec les mathématiques doit envisager une remise à niveau AVANT d’envisager une formation à Excel. L’orientation vers un parcours d'apprentissage numérique doit tenir compte de ce paramètre.

Le manque de pratique

J’ai déjà eu l’occasion de le signaler dans d’autres articles liés à la médiation numérique, mais l’engagement de chacun et la pratique régulière d’un logiciel sont un élément critique pour la maîtrise de ce dernier. Les fonctionnalités d’Excel sont nombreuses et de complexité variable : il faut donc du temps (beaucoup !) et des exercices multiples et constants pour se l’approprier. Autant dire que nul ne peut s’y frotter en dilettante !

L’investissement personnel requis peut ainsi vite générer découragement et lassitude chez l’apprenant. Cet effort de volonté doit être pris en considération par quiconque s'inscrit en formation.

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Faut-il s’adresser à un médiateur numérique pour une formation à Excel ?

Spontanément, j’ai envie de répondre « Non. Ou alors, juste pour mettre le pied à l’étrier. » Les médiateurs numériques et les conseillers numériques France Services sont des gens formidables, mais il nous est demandé de jongler avec tellement de logiciels et de sites pour accompagner nos bénéficiaires qu’il est ardu (pour n’importe qui) de tout maîtriser. Chacun tend donc à se spécialiser selon ses préférences et talents naturels quand il s’agit de former autrui.

Pour le dire différemment : tout dépend des goûts et des compétences du médiateur auquel l’apprenant a affaire. On peut être expert en impression 3D et mauvais sur Excel – ce n'est pas incompatible.

Cela étant posé, des parcours de formation à Excel organisés par des médiateurs numériques existent bel et bien. Ces parcours sont le plus souvent gratuits. L’objectif étant de « réduire la fracture numérique » et de « favoriser la montée en compétences numériques » des publics, ces parcours s’adressent en priorité à des grands débutants, voire à des profils intermédiaires. Pratique pour de l’initiation et atteindre un niveau d’autonomie correct, mais pas forcément pour maîtriser pleinement le logiciel.

À noter que, sauf exception, les formations à Excel dispensées dans le cadre de la médiation numérique sont non certifiantes.

Autoformation à Excel

Pour peu que l’apprenant soit autonome et dispose d’un PC et du logiciel Excel, rien ne l’empêche de se former par ses propres moyens. Il peut alors étudier à son rythme, expérimenter les fonctionnalités et s’approprier de nouvelles connaissances de façon récréative (ou presque). Ceci nécessite néanmoins une régularité et une volonté conséquente, ainsi que j’ai pu le signaler plus haut.

Les seuls risques avec cette approche sont de prendre de « mauvais réflexes », qui, non rectifiés, vont s’ancrer dans la pratique numérique, ou de se croire plus compétent qu’on ne l’est en réalité. Logique, puisque l'autoformation s'accomplit hors de tout référentiel pédagogique…

Sites pour s’entraîner à utiliser Excel

Il est néanmoins possible de contrebalancer ces risques en misant sur de l’e-learning en autonomie. Ainsi, parmi les multiples formations gratuites Excel existantes en ligne, je peux recommander les deux suivantes :

Cours Excel gratuit

Formation complète et gratuite qui vous permettra d’acquérir de bonnes bases avec Excel 2016, 2019, 2021 et 365. Cette formation est facile à suivre et adaptée aux débutants.

Excel-PratiqueSébastien Mathier

Maîtrisez les fondamentaux d’Excel

La maîtrise des fonctionnalités d’Excel est souvent indispensable. Prenez en main le logiciel puis allez plus loin avec les tableaux, les formules et les tableaux croisés dynamiques !

OpenClassrooms

Je précise que, dans le cas de l’autoformation, ce parcours d’apprentissage d’Excel est non certifiant. Prouver ses compétences auprès d'un employeur (par exemple) se montre alors de façon empirique, sur le terrain.

Financer une formation Excel en centre d'apprentissage

Pour celles et ceux qui désirent s’offrir une formation à Excel certifiante dans un cadre classique (ex : le TOSA), je recommande de miser sur le compte CPF ou, pour les demandeurs d’emploi, de s’adresser à un conseiller Pôle Emploi pour s’informer à propos des aides disponibles.

Pourquoi ? Tout simplement parce que ces programmes sont payants.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe un grand nombre de formations en bureautique accessibles à partir du site du CPF ; il y a l’embarras du choix. Autant ne pas s’en priver ! Reste aussi la possibilité, tradi, de se tourner vers l’AFPA, le CNED, le Greta ou tout autre organisme de formation proposant ce type d’enseignement.

Dans tous les cas, l’admission dépend des places disponibles et de critères de sélection propres à chaque structure. Celles-ci peuvent réclamer une remise à niveau (RAN, dans le jargon) avant d’accepter des élèves. Il est donc important de se renseigner en amont de toute candidature et de passer les tests préalables.

Enfin, je conclurai avec un petit florilège de formations Excel proposé par l’équipe du Blog du Modérateur :

5 formations en ligne pour maîtriser Excel

Découvrez notre sélection de formations pour se perfectionner sur Excel.

BDMJosé Billon

L'avenir des formations Excel

Quoi qu’il en soit, l’émergence de l’IA Copilot par Microsoft va rapidement changer la façon dont la bureautique est utilisée et enseignée aujourd’hui. Les notions abordées en formation Excel demeureront sans doute essentielles, pour comprendre ce que l’on fait, néanmoins la compétence numérique à gérer soi-même un tableur sera probablement galvaudée d’ici quelques années.

En un sens, j’ai hâte de voir ce qu’il en sera d’un point de vue pédagogique – affaire à suivre !