Aujourd’hui, moins de 2 % des actions menées par les conseillers numériques France Services concernent les petites ou moyennes entreprises. Aussi minoritaires soient-ils, ces bénéficiaires méritent autant que les autres un accompagnement de qualité pour surmonter les freins auxquels ils sont confrontés. Or, plus je développe ce versant de mes services d’indépendant, plus je constate que la formation initiale REMN n’outille pas assez les médiateurs pour traiter les demandes de ce public spécifique.

Comment conseiller un entrepreneur qui démarre son activité ou cherche à monter en compétences numériques ? Que lui recommander ? Tels sont les termes de la question qui m’anime à l’heure actuelle, à laquelle je vais m’attacher à répondre.

Dans cet article, j’aborde les principales problématiques professionnelles à prendre en considération et les pistes à explorer pour les résoudre. Avec en cadeau plusieurs astuces bonus !

Résoudre les problématiques digitales des entrepreneurs

Comme je l’ai mentionné plus haut, seuls 1 à 2 % des accompagnements menés en France par des CNFS se déroulent auprès des TPE/PME (chiffres issus de la plateforme COOP). Il y a une certaine logique à la faiblesse de cette statistique, surtout quand on se penche sur la quantité de consultants et d’agences en transition digitale sur ce marché compétitif. En l’état, le constat est sans appel : les médiateurs numériques ne sont pas les premiers interlocuteurs auxquels on songe sur les sujets liés à l’entrepreneuriat.

Qui demande un accompagnement numérique ?

Sur le terrain, je remarque que celles et ceux qui font appel à mes services de médiateur numérique sont toujours des profils qui commencent leur activité (ou sont en pleine phase de préparatifs pour se lancer). Le contenu de cet article, qui se base sur ma méthodologie de conseil aux entreprises et associations, est donc particulièrement adapté dans le cas des solopreneurs et autoentrepreneurs en devenir. Il peut également s'adapter à destination de celles et ceux qui opèrent une transition digitale.

Pour chaque problématique soulevée, je propose une sélection de logiciels (en SAS ou non ; libres, open source ou propriétaires), afin de rester aussi représentatif et transpartisan que possible. Ces suggestions se veulent indicatives et ne font l’objet d’aucun lien sponsorisé ; bien entendu, d’autres solutions existent selon les cas.

Quel logiciel de facturation choisir en phase de création d’entreprises ?

Commençons par un gros morceau. Jusqu’à récemment, gérer sa facturation d’entreprise à partir d’un simple fichier Excel demeurait envisageable – avec toutes les limitations que cela implique. Cette pratique est désormais vouée à disparaître : une réforme européenne institue que les factures doivent dès à présent satisfaire la norme européenne EN16931, et correspondre au format Factur X. L'objectif est, entre autres, de lutter contre la fraude fiscale et d’harmoniser la comptabilité à l’échelle du continent. Avec plus de deux milliards de factures émises par an, c'était une question de temps avant qu’une telle approche se mette en place.

Les entrepreneurs à la recherche d’une solution de facturation doivent donc garder cette obligation à l'esprit au moment de sélectionner leur outil. Parmi les options existantes, j'invite, dans un premier temps, à explorer les suivantes :

• Freebe
• Facture.net
• Henrrri (que j’utilise depuis mes débuts de freelance)
• Quonto
• Dolibar

Une attention toute particulière doit être accordée aux fonctionnalités additionnelles (paiement direct depuis la facture, par exemple), et à la possibilité offerte de changer d’outil par la suite (la portabilité des données).

Utiliser un gestionnaire de mots de passe en entreprise

Selon le domaine d’activité, les entrepreneurs se retrouvent à jongler entre de multiples outils et services, qui nécessitent chacun un compte personnel et les logins correspondants. Afin de se prémunir contre des risques de cybersécurité dès le lancement de son business, je recommande à mes clients d’utiliser des mots de passe robustes et uniques – ce qui pose alors le problème de leur mémorisation.

Voilà bien un classique de la médiation numérique, et d’une question à laquelle la réponse est trouvée de longue date! Plutôt que de miser sur un carnet ou des post-its, l’usage d’un gestionnaire de mots de passe est tout indiqué. Pour rappel, il s’agit d’une sorte de coffre-fort, qui stocke les mots de passe de façon sécurisée et facilite la connexion aux plateformes et sites internet.

De nombreux logiciels performants en la matière existent aujourd'hui. J'en cite ici quelques-uns, reconnus pour leur qualité :

• Keepass (recommandé par l’ANSSI) — ou sa déclinaison Keepass XC
• Dashlane (utilisé pendant plusieurs années sans anicroche)
• Proton Pass (celui que j’utilise désormais)
• Bitwarden

Dans le cas où on a des salarié.e.s, cette solution peut simplifier la gestion des accès logiciels. On évite ainsi une paralysie des équipes le temps de réclamer une réinitialisation du mot de passe.

Comment stocker de façon sécurisée mes documents d’entreprise ?

Il existe un consensus parmi les experts en informatique selon lequel un fichier n'est vraiment préservé que s'il est dupliqué en trois lieux distincts. C’est le fameux système 1-2-3, régulièrement mis en avant en ateliers numériques.

Il est en effet toujours probable qu'un lieu de sauvegarde soit compromis, pour une raison ou une autre (perte, vol, piratage, incident, etc.). La probabilité que deux lieux de sauvegarde soient compromis en même temps ou dans la foulée se révèle déjà beaucoup plus faible (même si cela peut arriver). Quant à l'éventualité que trois lieux de sauvegarde défaillent d'affilée ou de façon simultanée, celle-ci s'avère, statistiquement, hautement improbable (à défaut d'impossible).

Ces trois points de sauvegarde sont les suivants :

• Une sauvegarde locale (dans l'appareil habituel)
• Une sauvegarde externe (périphérique physique)
• Une sauvegarde dématérialisée (Cloud/serveur)

Il y a donc à la fois besoin d’un ordinateur, d’un disque dur ou d’une clef USB, et d’un Cloud. Sélectionner ce dernier de façon judicieuse devient alors LA décision stratégique pour l’entrepreneur concernant le stockage de ses documents.

Parmi les suggestions classiques, je propose de se pencher sur :

• Cozy.
• Google Drive
• Microsoft One Drive
• pCloud
• KDrive

La création et le design de documents pour autoentrepreneurs

Qui dit « Prospection de nouveaux clients » et « Stratégie de communication » dit « Documents et autres supports » à diffuser. Qu’il s’agisse de livres blancs, de présentations, de bannières de réseaux sociaux ou autre, il faut peaufiner leur design et leur aspect visuel – notamment pour construire et développer l’identité de marque d’un business. Difficile de faire l’impasse sur cet enjeu quand on se lance à son compte.

Un entrepreneur qui démarre avec un budget restreint peut envisager de créer ses supports de communication par ses propres moyens. Il peut alors s’appuyer sur divers logiciels, dont :

• Canva (freemium, assurément le plus simple d’utilisation)
• Adobe InDesign (licence payante)
• Scribus (libre)

Une solution pour éditer et modifier les fichiers .pdf

Rien de pire, pour un entrepreneur, que de devoir un fichier PDF à modifier en dernière minute et de confronter les blocages inhérents à ce format. En effet, la plupart des lecteurs PDF sont inadaptés pour éditer les fichiers ! Certes, c’est bien mignon de pouvoir les remplir et les signer, néanmoins cela s’avère parfois limité.

Afin d’éviter un tel désagrément, je suggère d’avoir sous le coude l’accès à la solution Small PDF ou une alternative équivalente.

Améliorer sa productivité de travail freelance

En plus des points évoqués plus haut, qui font souvent l’objet d’ateliers ou d’accompagnement à la transition numérique, je tiens à proposer quelques astuces d’entrepreneur en guise de bonus.

Chronométrer une tâche ou une mission freelance

Combien de temps faut-il pour accomplir une tâche ou une mission précise ? Dans l’approche tayloriste, le découpage et le minutage des actions est indispensable afin d’optimiser des processus industriels ou commerciaux. La rationalisation absolue de la chaîne de production est un Graal, visé encore aujourd’hui au sein de la communauté de l’entrepreneuriat.

Dans cet ordre d’idées, des logiciels ont été conçus pour traquer et analyser les heures passées à exercer son travail. Ils permettent de mieux s’organiser et estimer les prestations à fournir.

Parmi les outils les plus populaires, on peut citer :

• Toggl Track
• Clockify

Comment optimiser son organisation de travail

L’art de dynamiser sa productivité, d’hacker son rythme quotidien et de gagner en efficacité fait les beaux jours des gourous de l’entrepreneuriat. Or, quand on se penche sur la question, force est de constater qu’il n’existe aucune méthode unique et absolue en la matière – chacun doit expérimenter, s’inspirer de ses précurseurs et développer sa propre stratégie.

Sans aller jusqu’à systématiser sa routine de travail comme Tiago Forte, il est possible dans un premier temps d’utiliser des outils pour visualiser les tâches en cours ou à accomplir. La technique « Kamban » est une bonne illustration de ce type d’approche, plébiscitée par de nombreuses entreprises - elle est sans nul doute l’une des plus connues.

Quant à trouver le logiciel ou les services adaptés à son activité d’indépendant... Cela nécessitera à coup sûr quelques tâtonnements. Cela étant dit, pour démarrer, ceux qui suivent conviennent tout à fait :

• Trello
• Asana
• Notion (à privilégier quand on souhaite miser sur de l’automatisation)
• Obsidian (j’utilise et j’adore, mais il y a une courbe d’apprentissage raide, susceptible de ne pas convenir à tout le monde)
• Campr (j’adore aussi, par contre c’est en anglais)

Gérer ses rendez-vous professionnels

C’est bien beau de mener une prospection commerciale en tant qu’indépendant, mais rien ne vaut une rencontre avec ses clients ! Ce peut être en personne, au téléphone ou en visioconférence ; dans tous les cas, le plus ardu est d’identifier un créneau commun libre au milieu de plannings chargés.

Pour y parvenir, on peut alors opter pour proposer de prendre un rendez-vous à l’aide d’un calendrier en ligne de réservation – où ses horaires disponibles sont d’ores et déjà renseignés. Il existe diverses solutions, parmi lesquelles je suggère :

• Calendly
• Zcal
• Zeeg
• Google Agenda

Logiciels de correction d'orthographe pour professionnels

La capacité à bien écrire ses courriers et ses emails est indispensable pour être pris au sérieux en tant qu’entrepreneur ou salarié, pourtant j’ai cessé de compter le nombre de personnes qui se résignent à envoyer des messages truffés de fautes. À défaut de conseiller de passer du temps à se relire, je propose plutôt de consulter mon article consacré aux logiciels de correction professionnels.

Gérer ses courriers professionnels

Petite embardée qui s’éloigne des questions de médiation numérique, je termine cet article avec une recommandation simple et efficace, pensée pour gagner du temps : créer un compte professionnel sur le site de La Poste. Grâce à leurs services, la gestion des bordereaux et des timbres s’accomplit directement en ligne, après quoi il suffit de les imprimer pour les apposer sur ses colis ou courriers professionnels. Ceci évite d’avoir à tout gérer en bureau de poste à la dernière minute.

Les outils numériques de l’autoentrepreneur

J’ai esquissé dans cet article un aperçu des différentes problématiques communes aux personnes qui montent leur entreprise ou souhaitent le faire. Pour chacune, j’ai proposé quelques outils logiciels pour surmonter ces difficultés, tout en rappelant que ceux-ci ne correspondent pas toujours aux spécificités et préférences de chacun. Ils peuvent également servir à des salariés qui désirent se simplifier la vie dans le cadre du travail.

Il s’agit d’une base sur laquelle s’appuyer dans le cadre de l’accompagnement des TPE/PME quand on intervient comme médiateur numérique, c’est pourquoi j’ai tenu à la partager ici. Il existe maintes autres options à explorer et thématiques à traiter ; ça viendra dans de futurs articles !

Avant de se dire « Adios amigos »... Cet article t’a intéressé, et tu souhaiterais des conseils sur le démarrage de son activité ou une transition digitale plus harmonieuse ? Rien de plus facile : il suffit de m'envoyer ta demande à partir du formulaire de contact.