✴️ 40 astuces et techniques au format mantra pour mieux écrire ses emails et gérer sa messagerie

Les courriels ne devraient pas s'apparenter à un cauchemar.

Je te propose ci-dessous une sélection de 40 techniques pour mieux écrire et gérer ses emails au format mantra, afin de t'encourager à revisiter ta relation avec ta messagerie. Et améliorer au passage ton bien-être numérique.

Conseils de médiation numérique pour s'approprier les techniques d'écriture d'email ou développer une méthode de gestion de messagerie

On traite souvent de l'email en médiation numérique. Il s'agit même d'un classique, voire d'un passage obligé !

Il faut cependant reconnaître que, à force de se concentrer sur l'éducation à la nétiquette et sur l'appropriation des diverses fonctionnalités des messageries, on oublie parfois que quelques formules bien senties éduquent autant que les exercices proposés.

L'ensemble des mantras proposés ci-dessous peuvent être mobilisés dans le cadre d'ateliers de médiation numérique (si tu es formateur.ice), ou être transposés dans ta vie privée et professionnelle.

Ils s'inspirent librement de divers principes classiques de nétiquette, ainsi que de techniques de communication en ligne.

Le format mantra facilite la mémorisation de ces préceptes, et amplifie donc leur impact.

Je t'invite à réfléchir sur tes propres usages à partir de ceux-ci.

Perdre moins de temps à écrire ses emails

1. Le moyen le plus simple de recevoir moins d'emails est d'envoyer moins d'emails.
2. Le pire moment pour "écrire un email" est toujours celui où tu reçois un email.
3. Les emails que tu répètes encore et encore n'ont pas besoin d'être ré-écrits à chaque fois : utilise des modèles.
4. Si tu ne t'occupes pas de tes mails maintenant, ta messagerie ne devrait pas être ouverte en ce moment.
5. Plus tu passes de temps à écrire un email, plus tu perds ton temps à écrire un email.
6. Clique juste sur "Envoyer" plutôt que de tergiverser.

Favoriser et mobiliser le droit à la déconnexion

7. Si tu réponds à tes emails immédiatement, tu encourages les gens à s'attendre à ce que tu répondes immédiatement.
8. À la longue, c'est un réel problème d'être trop disponible.
9. Tu ne dois pas toujours répondre.

Prioriser le traitement des emails en fonction de l'urgence et de l'utilité réelles

10. Un email a la valeur de la raison pour laquelle tu l'envoies.
11. Si un message était vraiment urgent, il ne t'aurait pas été transmis par email.
12. Un email sans objectif est un email sans finalité, et un email sans finalité est un email qui ne devrait pas exister.
13. Si tu envoies un cold mail, il vaut mieux que ce soit à propos d'un sujet brûlant.

Si tu as un doute sur comment prioriser tes tâches et ta communication, tu peux toujours te référer à la matrice d'Eisenhower ci-dessous :

Quelle méthode pour bien organiser ses emails et optimiser sa messagerie ?

14. Ta messagerie travaille pour toi - pas l'inverse.
15. Si ta méthode de gestion des emails t'oblige à passer plus de temps à t'occuper de tes emails que si tu ne l'utilisais pas, elle te fait plus de mal que de bien.
16. Utiliser des filtres pour transférer ses mails directement dans des dossiers distincts est plus efficace que de leur appliquer des labels quand tu les reçois sur ta messagerie.
17. Il n'y a aucun règle qui interdise d'avoir plusieurs adresses emails.
18. La méthode Inbox Zéro ne te rend pas plus productif - sauf si ton job est d'atteindre l'Inbox Zéro.

🌤️ Challenge Inbox Zéro : Définition, Compréhension et Application

Mise en perspective de la méthode Inbox Zéro (dite aussi Zéro Mail) et comment l’adopter au quotidien pour gagner en créativité, en productivité et en bien-être numérique.

Florent SalemFlorent Salem

Faut-il signer son mail ?

19. Tu n'as pas toujours besoin de signer avec ton nom à la fin de l'email - le destinataire sait qui lui écrit.
20. Ta signature d'email peut être utilisée pour promouvoir davantage que ta propre personne.

Techniques pour bien écrire un email

21. La phrase la plus importante d'un email est la première.
22. Plus ton message sonne comme tu parles, plus il sera efficace.
23. Un bon email avec un mauvais intitulé n'est pas un bon email.
24. Si tu peux écrire un excellent email, tu peux obtenir tout ce que tu veux.

La structure et la longueur de l'email parfait

25. Plus tu tentes d'intégrer des idées supplémentaires dans le même email, plus tu as de chances que celles-ci soient zappées.
26. Plus long est le message, moins le destinataire en lira tous les mots.
27. Personne ne dit jamais "Je souhaiterais que les paragraphes de cet email soient plus longs".
28. Écris une ligne. Saute une ligne. Écris une ligne. Saute une ligne.
29. Si tu dois écrire un long email, structure-le - les listes à puces ou numérotées sont tes meilleures amies.

Comment augmenter le taux de réponse à ses emails ?

30. Chaque email devrait exprimer de façon claire au destinataire ce que tu attends qu'il accomplisse après qu'il l'ait lu.
31. Le meilleur moyen d'obtenir une réponse à sa question est de terminer l'email avec ladite question.

Se méfier des emails à destinataires multiples

32. Le plus de personnes tu ajoutes en CC sur un email, le plus chaotique sera l'échange.
33. Marquer en destinataire CC quelqu'un qui ne souhaite pas l'être est tout, sauf respectueux.
34. Cliquer sur "Répondre à tous" est un piège.

Comprendre les spécificités de l'email

35. Un email n'est pas une lettre.
36. Les emails sont un mauvais lieu pour les discussions triviales.
37. Celles et ceux qui annoncent que "L'email est mort" et "Les jeunes n'utilisent pas l'email" oublient que les jeunes ne le seront pas pour l'éternité.

Faire le tri dans ses newsletters

38. Quand tu achètes un produit et que tu donnes au magasin ton adresse email, tu les payes pour qu'ils t'interrompent avec leurs communications encore et encore.
39. Il n'y a rien de "gratuit" à rester abonné.e à une newsletter gratuite que tu ne lis pas.
40. Désabonne-toi d'un maximum de newsletters.

Bien-être numérique, écriture et gestion des emails

Comme toutes les astuces, ces 40 techniques pour mieux écrire et gérer ses emails au format mantra ne sont efficaces que dans la mesure où tu les adoptes.

J'espère qu'elles contribueront à faire évoluer ta relation aux outils numériques.

Tu souhaites découvrir d'autres techniques numériques liées au bien-être et à la liberté cognitive ? Je t'invite à lire l'article suivant en faveur de l'amélioration de la concentration :

🛎️ 9 techniques pour résister aux distractions digitales et améliorer sa concentration

Un petit guide succinct pour reprendre le contrôle sur son focus dans un environnement hyperconnecté où les distractions numériques dominent.

Florent SalemFlorent Salem

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