Y a-t-il quelque chose de pourri au royaume de l’email ?

Je rencontre parfois des apprenants ou des clients qui se plaignent d’être débordés par leurs messageries, et qui ne savent plus par quel bout la gérer. Plongés dans le flux permanent des communications, ils croulent sous les mails et les tâches en attente. Sans compter la charge mentale qui l'accompagne !

Un bref coup d’œil à leur boîte de réception suffit pour constater qu’ils auraient grand besoin de se réorganiser et de s’appuyer sur l’Inbox Zéro.

Lorsque j’aborde en atelier les techniques liées à l’email, j’évoque systématiquement cette méthode. Loin de se résumer à l’objectif d’avoir une messagerie vide, celle-ci invite à repenser la relation entre notre cerveau et notre boite mail... et à changer nos habitudes au passage.

Plutôt que de limiter ce sujet à une courte parenthèse à l’oral, je vais le développer ici à l’intention des lecteur.ice.s qui souhaitent reprendre le contrôle sur leur gestion des emails. Iels pourront ainsi gagner en productivité et en bien-être numérique.

Dans ce dossier thématique, je te propose 4 choses :

• Comprendre ce qu’est l’Inbox Zéro
• Découvrir les avantages de cette méthode
• Identifier les limites de cette approche
• Mettre en place ta stratégie Inbox Zéro pas à pas

Définition de l’Inbox Zero

La méthode Inbox Zéro a émergé depuis 2006 sous l’impulsion de Merlin Mann, un expert en productivité et en créativité américain. Elle vise à libérer le cerveau de la charge mentale des mails afin de devenir plus organisé et productif.

Le concept a essaimé depuis son apparition sur internet, et fait partie des bonnes pratiques d’hygiène numérique abordées lors d’actions de médiation.

N’importe qui peut l’adopter. Il n’y a nul besoin d’outils techniques compliqués, ni de compétences digitales avancées.

La seule vraie difficulté réside dans le changement d’habitudes à intégrer pour que cette méthode de productivité porte ses fruits.

Pourquoi m’intéresser à l’Inbox Zéro ?

Je suis passé par une phase d’infobésité où je croulais sous les informations à ne plus savoir quoi en faire. J’ai donc repris en main il y a quelques mois mon organisation générale, de façon à devenir plus efficace et réduire la charge mentale liée au numérique.

Transiter de Gmail vers Proton (voir l’article consacré à la dégafamisation) m’a encouragé à adopter de meilleures pratiques de gestion des emails. Puisque je partais d’une nouvelle boîte mail vierge, j’en ai profité pour mettre mon système d’équerre, et mieux appliquer ce que j’explique en ateliers de médiation.

Après plusieurs mois de tests, je constate que cette mécanique a fonctionné pour moi, notamment parce qu’elle se cumule avec diverses méthodes complémentaires – mais j’y reviendrai.

Si tu es aussi dans cette optique, ce qui suit va t’être utile.

Inbox Zéro : méthode pour la productivité et la créativité

Si ta boîte de réception regorge de dizaines ou de centaines d’emails non lus, que ce soit à titre professionnel ou personnel, la méthode Zéro Inbox t’aide à redevenir maître à bord de ta correspondance en ligne.

D'après Merlin Mann et d'autres gourous de la productivité créative, se débarrasser au plus vite de ses mails constitue une priorité logistique. Il s’agit ni plus ni moins de s’affranchir d’une contrainte.

Quels sont les avantages à devenir Inbox Zero ?

Réduire l’anxiété et le stress numérique de l’email avec Inbox Zero

La méthode Inbox Zéro a été développée initialement pour la productivité, mais je préfère la voir comme une stratégie de réduction de la charge mentale liée au numérique.

« Zéro n’est pas une référence au nombre de messages dans sa boîte mail, mais plutôt le temps de cerveau qu’on doit y consacrer. »
Merlin Mann

Peut-être ne l’as-tu pas remarqué : consulter ses emails est un facteur d’anxiété. Beaucoup de personnes font de l’apnée du mail — c’est-à-dire qu’elles retiennent leur respiration au moment d’écrire leurs emails ou d’utiliser un appareil électronique. Chez Apple, 8 salariés sur 10 seraient dans ce cas, si on se fie aux propos de Linda Stone.

Fais le test la prochaine fois que tu ouvriras ta boite mail !

Le mythe de l’amélioration de la productivité dans un contexte de communications en flux tendus

Aborder les liens entre productivité et créativité passionne le web, particulièrement les créateurs et les entrepreneurs. Parmi ces derniers, il existe de vrais accros à l’optimisation des processus. Autant dire que l’idée d’atteindre un moment où tous les mails non lus disparaîtront a de quoi en séduire plus d’un.

L’Inbox Zéro est à première vue un but simple, attractif et concret.

Allez, avoue : toi aussi tu en as assez d’avoir une centaine d’emails en attente qui te mettent la pression.

L’inbox Zéro n’est pas un objectif, mais une méthode de productivité

C’est un poil plus complexe en pratique. Il est en effet ardu de contrôler le flux de messages qui arrivent dans ta boîte de réception, puisque cela dépend de personnes extérieures.

Par honnêteté intellectuelle, je dois donc nuancer l’apport réel de l’Inbox Zéro.

La seule chose que tu peux maîtriser, c’est ton rapport aux emails, ta stratégie et ta façon d'aborder ce flux incessant.

Si tu pars du principe qu’au moins 50 % de tous nos emails sont inutiles et redondants (voir Nir Eyal, auteur du livre "Indistractable"), tu admettras vite que, Inbox Zéro ou pas, tu vas perdre du temps et de l’énergie à les traiter dans tous les cas.

Te fixer l’objectif de Zéro Mail peut donner l’impression d’optimiser ses tâches quotidiennes et d’être occupé pendant des heures à contrôler ce flux, mais est-ce VRAIMENT productif ? On peut relativiser la chose, car ce temps ne sert ni à créer ni à faire autre chose que de la correspondance email.

Inbox Zéro : une technique pour retrouver et améliorer sa concentration ?

Demeurer constamment connecté à ses mails est un frein à la concentration et au travail approfondi. Comment conserver son focus alors qu’on est sans cesse distrait par des notifications ?

C’est impossible, en raison du coût cognitif nécessaire pour rediriger son attention. Il faut en moyenne 20 minutes pour revenir à une concentration totale après avoir été interrompu.

Certains neurologues n’hésitent plus à mentionner une crise de la cognition quand il s’agit d’évoquer les effets secondaires de la connexion permanente et des technologies de l’information. Notre cerveau n’a pas évolué autant qu’on aimerait le croire depuis le paléolithique et l’émergence de l’être humain moderne !

On parle aussi parfois de crise de l’attention, toutefois c'est un autre sujet, en dépit des parallèles possibles.

Cette analyse est partagée par de nombreux auteurs qui se penchent sur la concentration et la productivité.

« La capacité à se concentrer se fait de plus en plus rare à mesure qu’elle devient plus précieuse dans notre économie. En conséquence, les rares personnes qui cultivent cette compétence et savent en faire le cœur de leur vie professionnelle seront plus prospères. »
Cal Newport, auteur de "Deep Work : Rules for Focused Success in a Distracted World"

Quelques réserves sur le gain de concentration

La méthode Inbox Zéro ne supprime en aucun cas le flux continu d’emails du quotidien. Gérer sa messagerie n’a rien à envier au labeur d’un marin qui écope sa barque pleine d’eau lors d'une tempête : une fois la boîte de réception vidée, elle se remplit à nouveau.

Or, ce flux continu est justement l’une des raisons pour lesquelles la concentration est en berne pour certains. Seules des stratégies de déconnexion et de lutte contre les distractions numériques parviennent à réguler, voire stopper ce flux.

Challenge : Comment adopter la méthode Inbox Zero

Mettre en place l’Inbox Zero se résume avant tout à une question de volonté, de méthode et de discipline.

Phase 1 : Organiser efficacement sa boîte mail

Comme pour toute remise à plat des usages et des habitudes, il est nécessaire de préparer le terrain. En l’occurrence, il va falloir organiser ta boîte mail. À ce stade, on ne parle pas de tri des messages, mais de gestion de ton espace de stockage.

Comment peux-tu ranger tes emails de façon optimisée ?

La solution la plus simple et la plus efficace est de les répartir dans différents dossiers et sous-dossiers, comme tu pourrais le faire avec des fichiers sur un ordinateur. En d’autres termes, je t’invite à créer une arborescence, basée sur les différents projets ou types de correspondances que tu reçois.

Attention toutefois à ne pas créer une arborescence trop lourde, avec trop de dossiers ou de sous-dossiers. Le risque est de s'y perdre.

L’approche Zéro Inbox est supposée te faciliter la gestion des mails, pas l’inverse !

Garde à l’esprit que les boites mails permettent de rechercher un message en particulier, que ce soit par expéditeur, par date ou par mot-clé. Quel que soit ton choix d’arborescence, tu retrouveras l'échange désiré.

Phase 2 : Adopter la matrice d’Eisenhower pour prioriser et mieux gérer ses mails

Pour réduire le temps passé à traiter ces mails, adopte un principe élémentaire : ne lire chaque mail qu’une fois, puis mener illico une action parmi quatre options possibles. Celles-ci sont définies par la matrice d’Eisenhower (parfois désignée sous le nom de « Méthode 4D » en anglo-saxonnie).

Sache qu’il s’agit d’un classique des méthodes organisationnelles pour prioriser les tâches à accomplir en fonction de l’urgence. Elle est donc souvent employée (et vantée) par les entrepreneurs ou les équipes marketing.

Note que la matrice d’Eisenhower (plus détaillée ci-dessous) est appliquée ici à optimiser sa gestion d’emails, mais qu’elle se décline dans d’autres cadres.

Faire disparaître les emails une fois qu’ils sont traités apporte un certain degré de satisfaction : à mesure que ta boite de réception se videra, tu auras le sentiment d’avancer. Ton moral et ton humeur du jour s’en porteront mieux.

Les quatre actions de la matrice Eisenhower

1.  Delete (Supprimer) : Si le mail ne contient qu’une information utile et ne sert pas par la suite, prendre ladite information en considération puis éliminer le message. Conserve-la dans un dossier spécifique uniquement s’il s’agit d’une information vraiment importante.

2.  Delegate (Déléguer) : L’action ne te concerne pas personnellement. Dans ce cas, relaie ou délègue l’action aux individus concernés, en leur précisant tous les éléments nécessaires. Une fois cet email transmis, supprime-le ou archive-le.

3.  Defer (Planifier) : L’action demandée par l’interlocuteur va te prendre plus de 2 minutes, intègre-la à ton planning ou à ta liste des choses à faire.

4.  Do (Faire) : L’action peut être effectuée en moins de 2 minutes, autant l’accomplir de suite. Une fois l’action achevée, élimine ou archive le message.

Phase 3 : Traiter sa dette de mails

Tu peux partir du principe que tes emails non traités forment une dette, dont tu laisses courir les intérêts à mesure que tu procrastines pour la rembourser.
L’objectif de cette phase est de solder cette dette. Une bonne fois pour toutes.

Mieux vaut s’accorder un créneau horaire conséquent et sans distraction pour la mener à bien.

Ouvre ton dernier email reçu, puis détermine l’action que tu dois accomplir en fonction de la matrice d’Eisenhower évoquée avant. Une fois traité, l’email n’aura plus lieu d’être conservé, sauf à titre d’archive.

Répète le processus pour le reste, en allant du plus récent au plus ancien. Tu dois au minimum t'attaquer aux emails du jour et de la veille. C’est une manière de t’approprier les mécaniques de tri et de mise en action de la démarche Zéro Inbox.

Une fois que tu es remonté à quelques jours dans ton historique (disons une semaine ou dix jours maximum), les échanges que tu exhumes et redécouvres ne peuvent plus être considérés comme de l’actualité. Passe à l'étape suivante.

Phase 4 : Archiver tous les vieux mails

À la fin de la phase 3, tu n’auras traité qu’une portion réduite de ta boite de réception. Il s’agit de la plus récente, et, surtout, de la plus importante.
Tout le reste, qui marine en attente, a de fortes chances d’être obsolète. Tu gardais ces emails sans doute pour plus tard, au cas où, et ça te décourage d’avance.

Il est temps de faire un geste radical : crée un dossier spécial (avec un nom spécifique), puis déplace tous les échanges restants à l’intérieur. Puis, dans les options disponibles, sélectionne « Archiver ».

L’intégralité de ce dossier est alors expulsée de ta boîte de réception pour atterrir dans les archives de ton client mail. Les messages sont conservés, et, s’il y avait vraiment quelque chose d’important, ton interlocuteur te relancera. C’est un peu comme si tu reléguais quelque chose à la cave.

Le plus difficile est d’ordre psychologique : admets simplement que tu ne traiteras jamais ces emails, sauf cas particulier. Que tu le saches est une chose, que tu l’acceptes en est une autre.

Phase 5 : Traiter les derniers mails reçus

Il est certain que l'étape 3 employée à liquider tes vieux mails va te prendre du temps. Si de nouveaux messages se sont rajoutés alors que tu étais occupé avec la phase 4, charge-toi de ces derniers.

Une fois franchi ce cap, relâche la pression et réjouis-toi : tu es passé Inbox Zéro.

Champagne et confettis.

Gloire sur ta maison.

Phase 6 : Les nouvelles habitudes à prendre pour rester Inbox Zero

L’important devient alors de demeurer Inbox Zéro. L’afflux constant d’emails peut donner l’impression que ce challenge est sans fin, et constitue un travail de Sisyphe, mais tu y parviendras avec quelques astuces complémentaires:

• Force-toi à ne lire chaque email qu’une fois, comme on l’a évoqué auparavant.
• Désactive les notifications (sonores et visuelles) qui t’avertissent d’un nouveau mail.
• Réserve un temps défini chaque jour pour traiter tes mails, pour éviter d’y revenir toutes les dix minutes. Personnellement, je gère mes mails urgents tôt le matin, et me charge du reste en fin de matinée ou milieu d’après-midi.
• Quand tu as terminé de traiter tes emails, ferme ta messagerie ou quitte la boîte de réception.

Phase 7 (bonus) : Gérer les newsletters et abonnements avec l’automatisation des filtres

En règle générale, les tenants de la méthode Zéro Inbox s’arrêtent à la phase 6.

C’est aller un peu vite, car on oublie alors l’ampleur des newsletters et emails marketing reçus chaque jour. Je t’ai parlé plus haut de réguler le flux des communications ; c’est ce que je t’invite à faire.

Se désinscrire des newsletters

Dans un premier temps, sois radical : désinscris-toi de chaque lettre de diffusion qui empêtre ta messagerie, ne t’intéresse pas ou te fait perdre ton temps.

As-tu besoin que ta boite de réception soit polluée par de la promotion de produits et services, dont tu te passais peut-être jusqu’à présent ? Permets-moi d’en douter.

Grâce au RGPD, toutes les correspondances de ce genre sont légalement tenues de t’offrir la possibilité de te désinscrire. Tu trouves le lien nécessaire le plus souvent en fin de mail, pas toujours très visible.
Il te suffit de cliquer, pourquoi t’en priver !

Créer un filtre pour trier les emails

Dans un second temps, il va falloir gérer les correspondances que tu souhaites conserver.

1.  Crée un dossier « Newsletters » (ou autre) dans ta boite de réception.
2.  Accède ensuite aux options de ta boîte mail, puis aux options de filtres - s'il y en a. En cas de doute, base-toi sur la documentation disponible sur le site officiel de ton client mail.
3.  Crée un Filtre, et paramètre-le de façon à ce que toutes les newsletters auxquelles tu es abonné.e soient automatiquement déplacées vers ton dossier « Newsletters ».

Tous les emails commerciaux, de veille technique ou informative atterriront ainsi directement dans ce dossier, en attente d’être lus. Tu peux désormais les négliger jusqu’au moment où tu souhaites VRAIMENT t’y adonner.

Accomplir le challenge Zero Inbox

Les explications, c’est bien joli, mais à présent que tout est dit, il est temps de passer à l’action ! Tu disposes désormais de la marche à suivre pour organiser ta boîte mail, prioriser tes tâches, te libérer d'archives inutiles et adopter de meilleures pratiques quotidiennes. L’Inbox Zéro te servira aussi bien à titre personnel que professionnel.

N’oublie pas que maintenir une boite mail la plus vide possible est une question de volonté bien plus qu’une question technique ! Bon courage, tu verras, ta charge mentale se réduira et ton bien-être numérique augmentera en proportion.

PS. Dans tous les cas, rappelle-toi que personne ne va t’attribuer une médaille du mérite parce que tu gères bien ta messagerie. Cette démarche est personnelle et ne récompense que toi.