Logiciels pour entrepreneurs et freelances : le guide global (facturation, sécurité, productivité...)

Tu lances ton activité et tu te demandes quels outils choisir pour te faciliter la vie dès le départ ? Entre la facturation, la sécurité, l’organisation, le design ou encore le stockage de tes documents, certaines contraintes passent vite à l'as pour les petites structures.

Cet article regroupe les grandes catégories de logiciels essentiels pour les entrepreneurs, freelances et petites entreprises, avec mes recommandations concrètes et des exemples basés sur mon activité de médiateur numérique.

L'idée est ici de t’aider à choisir ce qui est pertinent pour ton activité... et préserver ton bien-être mental en simplifiant ton organisation.

Pour chaque problématique soulevée, je propose une sélection de logiciels (en SAS ou non ; libres, open source ou propriétaires), afin de rester aussi représentatif et transpartisan que possible. Ces suggestions se veulent indicatives et ne font l’objet d’aucun lien sponsorisé ; bien entendu, d’autres solutions existent selon les cas.

1. Sécurité & conformité

1.1 Logiciel de facturation aux normes

Commençons par le plus gros morceau. Quand tu démarres, la tentation est forte de créer tes factures avec un tableur ou un modèle Word.

Problème : ces solutions ne sont pas conformes aux obligations légales actuelles et ne t’aident pas à préparer ta comptabilité.

Facturer à partir d'Excel est en effet une pratique vouée à disparaître : une réforme européenne institue que les factures doivent satisfaire la norme européenne EN16931, et correspondre au format Factur X.

L'objectif est, entre autres, de lutter contre la fraude fiscale et d’harmoniser la comptabilité à l’échelle du continent. Avec plus de deux milliards de factures émises par an, c'était une question de temps avant qu’une telle approche se mette en place.

Les entrepreneurs à la recherche d’une solution de facturation doivent donc garder cette obligation à l'esprit au moment de sélectionner leur outil.

Un bon logiciel de facturation doit te permettre de :

• respecter les normes (dont Factur-X)
• garder une trace claire de chaque facture
• suivre tes paiements et relances
• faciliter le travail de ton comptable (ou le tien si tu la gères)

Parmi les options existantes, je t'invite, dans un premier temps, à explorer :

• Freebe
• Facture.net
• Henrri
• Qonto
• Dolibar

1.2 Gestionnaire de mots de passe

Selon le domaine d’activité, les entrepreneurs se retrouvent à jongler entre de multiples outils et services, qui nécessitent chacun un compte personnel et les logins correspondants. Afin de réduire les risques de cybersécurité dès le lancement de son business, je recommande d’utiliser des mots de passe robustes et uniques – ce qui pose alors le problème de leur mémorisation.

Plutôt que de miser sur un carnet ou des post-its, l’usage d’un gestionnaire de mots de passe est tout indiqué.

Pour rappel, il s’agit d’une sorte de coffre-fort, qui stocke les mots de passe de façon sécurisée et facilite la connexion aux plateformes et sites internet.

Un gestionnaire de mots de passe, ce n’est pas seulement de la sécurité. C’est aussi moins de stress, moins de temps perdu, et la possibilité de gérer proprement tes accès pro/perso.

De nombreux logiciels performants en la matière existent aujourd'hui. J'en cite ici quelques-uns, reconnus pour leur qualité :

• Keepass (recommandé par l’ANSSI) — ou sa déclinaison Keepass XC
• Dashlane (utilisé pendant plusieurs années sans anicroche)
• Proton Pass (celui que j’utilise désormais)
• Bitwarden

Dans le cas où on a des salarié.e.s, cette solution peut simplifier la gestion des accès logiciels. On évite ainsi une paralysie des équipes le temps de réclamer une réinitialisation du mot de passe.

Protéger son email: gestionnaire mots de passe & alias

Ma méthode de formateur, basée sur les alias et le gestionnaire de mots de passe, pour réduire ton exposition au spam et au piratage. Une bonne occasion de dépasser les recommandations de base dispensées lors des ateliers d’initiation au numérique.

Florent SalemFlorent Salem

1.3 Stockage sécurisé des documents

Parmi les désagréments classiques, tu dois aussi composer avec la perte d'un document ou l'impossibilité de le retrouver. Les suppressions accidentelles ne sont pas l'apanage des stagiaires ! Tu peux néanmoins t'épargner cette situation.

Il existe un consensus parmi les experts en informatique selon lequel un fichier n'est vraiment préservé que s'il est dupliqué en trois lieux distincts. C’est le fameux système 1-2-3, régulièrement exposé en ateliers numériques.

Il est en effet toujours probable qu'un lieu de sauvegarde soit compromis, pour une raison ou une autre (perte, vol, piratage, incident, etc.). La probabilité que deux lieux de sauvegarde soient compromis en même temps ou dans la foulée se révèle déjà beaucoup plus faible (même si cela peut arriver). Quant à l'éventualité que trois lieux de sauvegarde défaillent d'affilée ou de façon simultanée, celle-ci s'avère, statistiquement, hautement improbable (à défaut d'impossible).

Ces trois points de sauvegarde sont les suivants :

• Une sauvegarde locale (dans l'appareil habituel)
• Une sauvegarde externe (périphérique physique)
• Une sauvegarde dématérialisée (Cloud/serveur)

Il y a donc à la fois besoin d’un ordinateur, d’un disque dur ou d’une clef USB, et d’un Cloud. Sélectionner ce dernier de façon judicieuse devient alors LA décision stratégique pour l’entrepreneur concernant le stockage de ses documents.

Parmi les suggestions classiques, je propose de se pencher sur :

• Cozy
• Google Drive
• Microsoft One Drive
• pCloud
• KDrive

1.4 Gestion et signature de PDF

Rien de pire, pour un entrepreneur, que de devoir modifier un fichier PDF en dernière minute et de subir les blocages inhérents à ce format. En effet, la plupart des lecteurs PDF sont inadaptés pour éditer les fichiers ! Certes, c’est bien mignon de pouvoir les remplir et les signer, néanmoins cela s’avère parfois limité.

Afin d’éviter un tel désagrément, je suggère d’avoir sous le coude pdf24tool ou une alternative équivalente.

2. Productivité & organisation

En plus des points évoqués plus haut, abordons quelques astuces spécifiques à l'entrepreneuriat.

2.1 Outil de suivi du temps et facturation du temps

Combien de temps faut-il pour accomplir une tâche ou une mission précise ? Dans l’approche tayloriste, le découpage et le minutage des actions est indispensable afin d’optimiser des processus industriels ou commerciaux.

La rationalisation absolue de ta chaîne de production est un Graal, d'autant plus si tu es consultant ou formateur et que tu factures à l'heure.

Chronométrer une tâche ou une mission freelance

Dans cet ordre d’idées, des logiciels ont été conçus pour traquer et analyser les heures passées à exercer son travail. Ils permettent de mieux s’organiser et estimer les prestations à fournir.

Parmi les outils les plus populaires, on peut citer :

• Toggl Track
• Clockify

2.2 Gestionnaire de tâches / to-do list

L’art de dynamiser sa productivité, d’hacker son rythme quotidien et de gagner en efficacité fait les beaux jours des gourous de l’entrepreneuriat. Or, quand on se penche sur la question, force est de constater qu’il n’existe aucune méthode unique et absolue en la matière – chacun doit expérimenter, s’inspirer de ses précurseurs et développer sa propre stratégie.

Sans aller jusqu’à systématiser sa routine de travail comme Tiago Forte, il est possible dans un premier temps d’utiliser des outils pour visualiser les tâches en cours ou à accomplir. La technique « Kamban » est une bonne illustration de ce type d’approche, plébiscitée par de nombreuses entreprises - elle est sans nul doute l’une des plus connues.

Tu peux aussi prioriser tes choix à l'aide de la matrice d'Eisenhower :

Quelques outils que je recommande selon les profils

Quant à trouver le logiciel ou les services adaptés à son activité d’indépendant... Cela nécessitera à coup sûr quelques tâtonnements.

Peu importe l’outil, l’important est d’avoir un endroit unique où tout ce qui est à faire est noté : tâches client, administratif, prospection, communication. Le bon outil est celui que tu ouvriras tous les jours sans y penser

Pour démarrer, ceux qui suivent conviennent tout à fait :

• Trello
• Asana
• Notion (à privilégier quand on souhaite miser sur de l’automatisation)
• Obsidian (j’utilise et j’adore, mais il y a une courbe d’apprentissage raide, susceptible de ne pas convenir à tout le monde)
• Campr (j’adore aussi, par contre c’est en anglais)

2.3 Agenda et prise de rendez-vous

C’est bien beau de mener une prospection commerciale en tant qu’indépendant, mais rien ne vaut une rencontre avec ses clients ! Ce peut être en personne, au téléphone ou en visioconférence ; dans tous les cas, le plus ardu est d’identifier un créneau commun libre au milieu de plannings chargés.

Pour y parvenir, on peut alors opter pour proposer de prendre un rendez-vous à l’aide d’un calendrier en ligne de réservation – où ses horaires disponibles sont d’ores et déjà renseignés. Il existe diverses solutions, parmi lesquelles je suggère :

• Calendly
• Zcal
• Zeeg
• Google Agenda

3. Communication & image de marque

Le nerf de la guerre, c'est la comm' !

3.1 Outil de design (visuels, présentation) pour autoentrepreneurs

Qui dit « Prospection de nouveaux clients » et « Stratégie de communication » dit « Documents et autres supports » à diffuser.

Qu’il s’agisse de livres blancs, de présentations, de bannières de réseaux sociaux ou autre, il faut peaufiner leur design et leur aspect visuel – notamment pour construire et développer l’identité de marque d’un business.

Difficile de faire l’impasse sur cet enjeu quand on se lance à son compte.

Un entrepreneur qui démarre avec un budget restreint doit envisager de créer ses supports de communication par ses propres moyens. Il peut alors s’appuyer sur divers logiciels, dont :

• Canva (freemium, assurément le plus simple d’utilisation)
• Adobe InDesign (licence payante)
• Scribus (libre)

3.2 Correcteur orthographique et de style

Une faute dans un devis ou sur ton site peut faire très mauvais effet. Sans devenir maniaque, utiliser un correcteur te permet de corriger la majorité des coquilles sans y passer des heures.

La capacité à bien écrire ses courriers et ses emails est indispensable pour être pris au sérieux en tant qu’entrepreneur ou salarié, pourtant j’ai cessé de compter le nombre de personnes qui se résignent à envoyer des messages truffés de fautes.

À défaut de conseiller de passer du temps à se relire, je propose plutôt de consulter mon article consacré aux logiciels de correction professionnels.

3.3 Outils pour gérer le courrier et les démarches administratives

Petite embardée qui s’éloigne des questions de médiation numérique, je termine cet article avec une recommandation simple et efficace, pensée pour gagner du temps : créer un compte professionnel sur le site de La Poste.

Grâce à leurs services, la gestion des bordereaux et des timbres s’accomplit directement en ligne, après quoi il suffit de les imprimer pour les apposer sur ses colis ou courriers professionnels. Ceci évite d’avoir à tout gérer en bureau de poste à la dernière minute.

Les outils numériques de l’autoentrepreneur

Rassure-toi, tu n’as pas besoin de tout mettre en place dès aujourd’hui si tu est en train de monter ton entreprise ou souhaite le faire.

Commence par 1 à 2 catégories d’outils prioritaires, qui répondent à une urgence concrète (souvent la facturation et l’organisation), puis ajoute le reste au fur et à mesure par la suite.

L’essentiel est d’utiliser des outils que tu comprends, qui correspondent à ta manière de travailler et que tu ouvriras vraiment chaque semaine. Tiens compte d tes préférences et de leurs spécificités pour te simplifier la vie.

Il s’agit d’une base sur laquelle s’appuyer dans le cadre de l’accompagnement des TPE/PME quand on intervient comme médiateur numérique, c’est pourquoi j’ai tenu à te la partager ici, à toutes fins utiles.

Cet article t’a intéressé, et tu souhaiterais des conseils sur le démarrage de son activité ou une transition digitale plus harmonieuse ? Envoie-moi ta demande à partir du formulaire de contact.